APLICACIÓN SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN NUMERAL 4.7.3.

Teniendo en cuenta que la entidad cuenta con el sistema integrado de conservación, donde se establece en el numeral 4.7.3. cuales son los elementos de protección personal y su obligatorio uso diario (ver mas... Rad INT 71359 SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN.pdf )

NORMATIVIDAD EN LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Es fundamental, para la realización, diseño y proyección de los planes y programas a nivel de conservación y restauración de documentos o archivos, tener en cuenta la legislación vigente. En Colombia, se encuentra la Ley de Archivos – Ley 594 de 2000 la cual, trata explicitamente la importancia de la conservación de los documentos, de acuerdo al Titulo XI – “Artículo 46: Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberan implementar un sistema integrado de Conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos”.  Esta decision normativa, se ratifica con el Decreto 2609 de 2012 – “Articulo 9: Preservación Documental a largo plazo. [Se define como] El conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento”. Asi mismo, el Acuerdo 006 de Octubre de 2014, mediante el Capitulo I – Articulo 2: “Aplica a las entidades y organismos de la rama ejecutiva del poder público del orden nacional, departamental, municipal, distrital; las entidades territoriales indigenas, los territorios especiales y demas que se creen por ley”. Y el Articulo 3: Definiciones. Conservación Documental: “Conjunto de medidas de conservacion preventiva y conservación – restauración adoptadas para asegurar la integridad fisica y funcional de los documentos análogos de archivo”
Lo anteriormente expuesto, se encuentra en la GUIA DE APLICACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION EN LOS ARCHIVOS DE LA SECRETARIA DE INTEGRACION SOCIAL -

BUENAS PRÁCTICAS EN INTERVENCIÓN DE DOCUMENTOS (CONSERVACIÓN)

No olvide que en el caso de documentos con rasgaduras, cortes, roturas,  fragmentos y de formato pequeño...:Debe evitar usar cintas adhesivas o cualquier otro tipo de producto adhesivo comercial cuyos componentes sean ácidos.
Para unir rasgaduras y fragmentos en el papel de los  documentos cuando sea necesario se debe pedir la ayuda al área de gestión documental para dar las correspondientes indicaciones de uso de materiales de conservación y métodos de intervención en este tipo de deterioros.En general, el grupo recomienda cintas con adhesivo de naturaleza neutra. (Preguntar al SIGA)
No olvide que para la perforación de folios...:Las perforaciones de los folios se deben hacer usando como guía una regleta de perforadora. En caso de perforar varias hojas, la regleta debe estar ajustada para perforar la parte central respecto a la hoja de mayor formato.  Por ejemplo, para el caso de hoja oficio, las medidas aproximadas son 13.5 cm. desde el borde superior  de la hoja hacia el centro, la ubicación de un  primer agujero,  y 13.3 cm desde el borde inferior hacia el centro, la ubicación del segundo agujero.Durante el re almacenamiento o traspaso de folios perforados de una carpeta a otra, evite siempre hacer nuevas perforaciones, especialmente en aquellos folios cuya permanencia deba ser mayor a los 10 años, esto independientemente de que los folios queden agrupados de forma desigual y desalineados con la carpeta, siempre con la condición de que estos queden dentro de esta.

ALMACENAMIENTO DE MEDIOS ÓPTICOS (CONSERVACIÓN)

Los archivos digitales en medios ópticos (CDS y DVD) ya existentes en la SDIS, que contienen una  valiosa información documental para la Entidad, deben ser conservados de manera adecuada, hasta que no elabore y aplique un Plan de Preservación Digital a Largo Plazo, para documentos electrónicos de Archivo.  Hasta que esta situación no suceda, se recomienda:

1. Las unidades de conservación más adecuadas para CD y DVD, son las cajas plásticas, las cuales son contenedores que permiten la colocación en sentido vertical de estos soportes documentales en una estantería. Estas no deben ser de PVC.
2. La estantería o cajonera para el almacenamiento de estos medios debe presentar las mismas características técnicas de los materiales con que están elaboradas las estanterías fijas o rodantes para archivos, de hecho, puede implementarse la misma estantería.
3. Las estanterías o cajoneras deben presentar dimensiones que se ajusten al tamaño de las cajas de CD O DVD, permitiendo que su almacenamiento sea de pié, (en sentido vertical), de fácil y segura colocación y extracción en la estantería.
4. Los medios ópticos deben de conservarse en lugares libres de polvo y suciedad.
5. Cuando la información sea de conservación permanente, debe preveerse mantener por lo menos una copia de seguridad de los documentos producidos en medios ópticos, hasta que no se defina la estrategia de preservación.
6. Se debe tener cuidado en las labores de consulta y recuperación de documentos producidos por medios digitales y en la manipulación de sus soportes para garantizar su integridad y su conservación.
7. Disponer de un espacio y tiempo por lo menos una vez al año para la revisión y limpieza frecuente de estos soportes, con el objeto de minimizar el riesgo de daños por su uso constante.

8. Es importante que dichos cd's, se ubiquen en la tapa posterior de la carpeta, en sobres. Un cd por cada sobre en papel cartulina, color blanca. Los cd's deben ir marcados con un marcador de tinta indeleble y nunca sobre la capa reflectiva. 

9. Los sobres deben ir adheridos a la tapa posterior de la carpeta con cinta mágica, la cual no debe ir directamente sobre el medio.
10. El diseño y las medidas del sobre son las enunciadas a continuación:

Adicionalmente invitamos a los funcionarios de la SDIS a visitar nuestro Blog (http://sigasdis.blogspot.com/), donde se publican regularmente buenas prácticas de conservación. Así mismo a consultar la Guía del Sistema Integrado de conservación — SIC-.

NOTICIAS DE CONSERVACIÓN

Apreciados compañeros SDIS, actualmente el grupo de conservación del SIGA, está llevando a cabo acciones de sensibilización en preservación y conservación de material de archivos.Estas jornadas están siendo impartidas de acuerdo a las necesidades de las Unidades Operativas.  Su objetivo se centra en concertar mecanismos y acciones de en pro de la preservación de la información y la implementación progresiva de los programas de conservación establecidos.Los temas a tratar son:

1. Características de los soportes de archivo y deterioros posible
2. Sistemas de depósito y almacenamiento
3. Manipulación de la documentación y las unidades de conservación
4. Gestión de archivo